terça-feira, 31 de janeiro de 2012

Uma reunião bem planejada



Um dos assuntos que geralmente discuto em minhas classes, são reuniões.
A reunião é uma ferramenta poderosa para o atingimento de resultados, no entanto, na maioria das empresas é mal utilizada, fala-se muito resolve-se pouco.

Constantemente ouço reclamações sobre o excesso de reuniões, sobre a falta de uma agenda clara, o desvirtuamento do assunto proposto, de que todos querem falar e ninguém quer ouvir, sobre a falta de preparação por parte de quem agendou a reunião, dos problemas causados pela falta de entendimento e a necessidade de se marcar outra reunião para dirimir os problemas causados, discutidos e não resolvidos, da real necessidade de estar presente e até mesmo  da falta de espaço físico.

Uma reunião eficaz passa por um processo simples e infelizmente pouco utilizado, chamado “preparação antecipada”.  Uma boa reunião, reúne alguns pontos.  Segue minha sugestão para que na sua próxima reunião, os propósitos possam ser atingidos:


1.     Titulo;
2.     Identificação do tipo de reunião;
3.     Definir o objetivo a ser alcançado;
4.     Metodologia;
5.     Tempo de duração;
6.     Facilitador;
7.     Líder de equipe/grupo;
8.     Controlador do tempo;
9.     Membros convidados;
10. Leitura da ata da última reunião;
11. Tempo para que cada membro compartilhe suas considerações;
12. Lista de materiais necessários;
13. Tarefas delegadas;
14. Responsável designado para a tarefa;
15. Notas;

Estes são apenas alguns itens para  uma reunião eficaz, existem outros que poderiam complementar esta lista.  Quando a preparação é bem elaborada, pode-se chegar a uma de duas conclusões: 1a. Minha reunião atingirá seu propósito, 2a. Não precisarei fazer uma reunião, posso atingir meu propósito de outra maneira.

Pense por um minuto: - Você já esteve em uma reunião em que houve horário para começar , mas aparentemente não havia horário para terminar?  Já participou de um reunião, em que foi necessário marcar outra reunião para resolver os problemas, que aquela reunião criou?  Já esteve em um reunião que começou com atraso? Já participou de uma reunião que lhe pareceu não haver uma pauta? Você já participou de uma reunião em que se falou muito, mas pouco ou quase nada ficou resolvido? Já se perguntou o que é que eu estou fazendo aqui?

Que tipo de reunião você tem feito? Sua reunião poderia ser bem avaliada sob a ótica dessas questões? Quando convoca uma reunião você consegue atingir os propósitos propostos? As pessoas saem de sua reunião com o sentimento de que valeu a pena? Você já pensou que estará impactando na agenda de outras pessoas?

Boa Reflexão!


sábado, 28 de janeiro de 2012

Planejamento diário


Planejamento diário

Todos nós temos uma quantidade enorme de tarefas para executar todos os dias,  no entanto, poucos têm o costume de planejar sua execução.  O planejamento diário, traz uma quantidade enorme de benefícios nas áreas profissional e pessoal.

Ao discutir a importância do planejamento, tenho me deparado com alguns comportamentos:

O individuo sabe que é importante planejar, mas o não faz por achar que se parar algum tempo para fazê-lo, será um desperdício, pois não conseguirá aplicar.
O individuo até tenta, mas como nunca consegue realizar, se sente desmotivado e desiste.
O individuo o faz, mas faz pela metade, como consequência se desanima e não cumpre o que foi planejado.
O individuo escreve o que pretende fazer, mas se esquece de olhar o que planejou.
O individuo planeja, mas o ambiente em que está inserido, é desorganizado portanto seu planejamento é impactado negativamente pelo “meio”; isto o desestimula.
O individuo não tem uma metodologia de planejamento.
O individuo não planeja, porque não sabe como.
O individuo não planeja por que não tem tempo.

Você já viveu algum desses comportamentos?

Os motivos podem ser muitos para não se planejar, mas há uma certeza, sem planejamento no final de um dia, o principal sentimento será frustração por ter trabalhado muito e ter realizado pouco.

Planejar requer poucas coisas simples: Desejo, disciplina, metodologia e ferramenta.

Sem um desejo profundo de fazer diferente, nós naturalmente voltamos ao costume antigo.  Mudar requer algum nível de sacrifício e nem todos têm o desejo de pagar o preço exigido.

Disciplina é disposição e constância para realizar algo, neste caso precisamos fazer diferente, ou seja, será requerido uma mudança de comportamento; esta mudança torna-se natural na medida em que procuramos praticá-la e incorporá-la ao cotidiano.  Ao fazermos isso, criamos um “hábito”.

Metodologia, existem muitas, a que sugiro é a que aplicamos na Franklin Covey; chamada de 5 Escolhas, que propiciam uma conscientização e a busca por um equilíbrio nas 4 dimensões da vida.

A ferramenta é importante, no entanto a grande maioria de ferramentas eletrônicas disponibilizam os meios para a execução das etapas mencionadas acima.  Mesmo assim, baseado em minha experiência, arriscaria dizer que até mesmo em “papel de pão”, podemos planejar com eficácia, mais importante do que a ferramenta é a metodologia.

Como está o seu planejamento diário? Você consegue chegar ao final de um dia, com o sentimento de dever cumprido? Você possui uma metodologia eficaz? Seus objetivos diários têm sido alcançados? Qual é o seu nível de estresse?

Boa Reflexão!



quinta-feira, 26 de janeiro de 2012

A Gestão do Tempo - Negociação


A Gestão do Tempo – Negociação

O negociador profissional William Ury,  em  um  dos  capítulos de seu livro          “O Poder do Não Positivo”, propõe uma maneira de negociar denominada: Sim, Não, Sim.  Explica que você deve começar com uma afirmação, seguida do estabelecimento de um limite, e terminando com uma proposta sim.  Ele sugere que essa sequencia não é rígida, no entanto, é o tripé do conceito do “Não Positivo”.

Nós ocidentais, temos uma dificuldade cultural em dizer não, isto nos traz naturalmente consequências boas e ruins.  O impacto nas atividades do dia a dia, pode ser enorme, se dissermos sim sempre.  Mantem em alta o nível de relacionamento, vende a impressão de se ser uma pessoa sempre solicita e disponível, mas por outro lado provoca um aumento de responsabilidades a cumprir, aumenta o numero de tarefas a executar, afeta a produtividade durante um determinado período, impacta na qualidade final e nos leva a um nível de estresse maior do que o necessário.

Dizer não pode ser considerada uma habilidade artística. É uma habilidade, por que precisa ser praticada a tal ponto que soe natural a quem ouve e a quem fala, sem que com isso cause algum desconforto de qualquer uma das partes.

Certa vez li, que quando sempre se diz sim para um filho, você estará criando um monstro; pois um dia, ele ouvirá da sociedade alguns “nãos” e quando isso acontecer, não saberá lidar com o nível de rejeição e sua reação provavelmente será caos.  No trabalho, existe algo de semelhante, quando você sempre diz sim, as pessoas acabam se acostumando a ouvi-lo, quando vier a dizer não, a reação certamente não será das melhores.  De forma geral, as pessoas acham que sempre temos que dizer sim para suas necessidades.

Se a técnica do tripé pode ser considerada uma das possíveis saídas para uma boa negociação, você deverá praticar.  Na vida pessoal, o parâmetro deve ser o que tem mais valor para você e para as pessoas importantes a sua volta.  Na vida profissional o parâmetro deve ser as metas crucialmente importantes da empresa. Quando cascateadas elas chegam até você já definidas por nível de responsabilidade, procure saber o que é esperado de seu departamento, área, equipe e de você, certamente ira lhe ajudar a dizer sim ao que importa e não ao que mesmo parecendo urgente, poderá receber o seu não.  Dizer sim o tempo todo, pode manter o relacionamento, mas impacta diretamente no seu poder de gerenciar as tarefas importantes no tempo.

Você costuma dizer sim sempre? Você tem ou já teve dificuldade de dizer não?
Você se preocupa com que os outros vão dizer e por isso sempre procura agradar e por isso diz sim?

Boa Reflexão!






sábado, 21 de janeiro de 2012

Estou Estressado?



Os 3 elementos do estresse.

Dez anos atrás, eu e alguns amigos, decidimos acampar, fazer rapel e visitar cavernas em uma área de pesquisas da USP.  Para entrar na caverna tínhamos que nos arrastar entre duas pedras praticamente deitados e, enfrentar além da escuridão total, uma visão que me impressionou.  A caverna era repleta de aranhas chamadas Opilião.  Nunca havia visto tantas aranhas juntas e de tamanho assustador; todo o teto estava tomado por elas.  Se soubéssemos para onde correr, eu e alguns outros não hesitaríamos.  Nosso guia nos tranquilizou, elas eram consideradas inofensivas.  O nível de estresse naquele momento foi altíssimo, mas como “machos”, ninguém demonstrou medo, até aquele momento.  O estresse gerado para alguns foi ruim, para outros foi motivador. 

Ha alguns anos atrás, dois pesquisadores, David Diamond e Jeansok Kim, elaboraram uma definição; 3 elementos que se manifestassem ao mesmo tempo, identificariam o estresse. 

Elemento 1

Tem que haver uma resposta fisiológica de excitação em relação ao estresse e é necessário que ela possa ser verificada por alguém.

Naquele final de semana, uma outra aventura ainda nos esperava.  Não conhecíamos o local e fomos levados até uma área muito alta, cujo topo terminava em uma pedra arredondada.  De cima da pedra não conseguíamos ver o chão, a falta de visão causou certa apreensão em todos nós, ninguém queria ser o primeiro.  Eu me aventurei, fingi que havia caído e me machucado, ao voltar ao topo alguns ficaram temerosos em prosseguir.  Mas o que me marcou foi um colega muito mais velho do que eu, que entrou em desespero e se recusou de forma veemente a descer.  Foi constrangedor para ele e engraçado para todos os demais, pois até aquele momento ele parecia um homem muito confiante.  Seu comportamento me lembrou uma criança acuada.

Elemento 2

O fator estressante deve ser considerado repulsivo.  Isso pode ser avaliado com uma simples pergunta: “Se a pessoa tivesse a possibilidade de diminuir a gravidade da experiência ou evitá-la por completo, ela faria isso?

Este meu amigo, passado alguns minutos.  Procurou desesperadamente explicar seu comportamento.  Quanto mais tentava  justificar, pior ficava a situação.  Senti que se ele pudesse voltar no tempo para evitar aquela experiência, ele o faria.

Elemento 3

A pessoa não pode sentir que tem condições de dominar o fator estressante.  Quanto mais se perde o controle, mais intenso o estresse é considerado.

Lembro-me que apesar de ser um homem grande e forte, o medo foi tão maior, que ele começou a passar mal.  Não havia um motivo aparente para aquele mal súbito, a não ser o medo do desconhecido.

É muito simples reconhecer nossa reação ao estresse:  a pressão sanguínea sobe, o pulso dispara e sentimos uma enorme liberação de energia.  Isto significa que a adrenalina entrou em ação. Nossos sistemas sensoriais detectam o estresse, então o hipotálamo envia um sinal para as glândulas suprarrenais, que lançam quantidades enormes de adrenalina no sangue, o efeito de toda essa situação é chamado de reação de luta ou fuga.  Meu amigo optou pela segunda.

Sabe qual é um dos efeitos negativos do alto nível de estresse?  Ele atrapalha o aprendizado.

Você consegue reconhecer seus momentos de estresse? O que você faz quando se sente estressado? Ataca o problema ou foge? O que você poderá fazer para diminuir as consequências da próxima vez que se sentir estressado?

Boa reflexão!



Exercícios Físicos + alimentação + pensamento adequado = Maior Energia




Quantas vezes no final de um dia, você já se sentiu esgotado? Mesmo que fosse para fazer algo prazeroso; como ir ao clube nadar, ir ao cinema ou visitar alguém.

Dr. John Medina autor do Livro Brain Rules,  descreve a importância do exercício desta maneira: “As pessoas que fazem exercícios superam aquelas que se entregam ao sofá. Elas apresentam um desempenho melhor em termos de memória de longo prazo, raciocínio, atenção e tarefas de resolução de problemas.  O exercício aeróbico parece diminuir em 60% a probabilidade da ocorrência de Alzheimer e que 20 minutos de caminha diária, cai em 57% o risco de ocorrência de AVC.”

No livro, Change Your Brain, Change Your Body, o doutor Daniel G. Amen descreve algumas verdades sobre a comida que você come.

  1. Você é o que você come 

O que você consome diariamente afeta a saúde de seu cérebro e de seu corpo. A chave é a nutrição apropriada.

  1. Comida é uma droga

Você já deve ter ouvido que o que se come afeta os níveis de  humor e energia. Alguns exemplos mais comuns são: o café e os snacks.

  1. Dietas influência tudo em sua vida

Podem afetar sua saúde psicológica e física.  Seu nível de energia depende do que você come.  Dietas saudáveis dão aparência saudável.

  1. Somos bombardeados com informações erradas sobre alimentação

Nescau, energia que dá gosto.  Nescau cereal radical, energia para superar limites.


Seus pensamentos afetam seu cérebro e seu corpo.

Você sabia que seus pensamentos são tão poderosos que podem causar reações físicas? Um pensamento ou impressão podem causar uma aceleração de seus batimentos cardíacos, deixa-lo ofegante ou criar um estado de relaxamento.

O Instituto de Pesquisa da Saúde Mental dos Estados, identificou as mudanças que ocorrem no cérebro e no organismo de uma mulher quando há alternância de pensamentos: Pensamentos Alegres, Pensamentos tristes. Aparelhos utilizados para escanear o cérebro mostram com clareza, as consequências dos dois tipos de pensamento.  Pensamentos positivos aumentam determinadas funções cerebrais, assim como pensamentos negativos causam sérias mudanças, na atividade do cerebellum e do lobo temporal esquerdo.  Quando a atividade do cerebellum é baixa,  fica difícil processar informação.

O que você tem feito em relação a exercícios? Você tem se alimentado de forma adequada? Diante das adversidades, que pensamentos tomam conta de sua mente? O que você poderia fazer para melhorar uma dessas áreas em sua vida?

Boa reflexão!

Nosso dia a dia e a Motivação


Nosso dia a dia e a Motivação

No trabalho ou em casa, qualquer um de nós pode atestar que temos pouco tempo para fazer coisas prazerosas ou divertidas.  Muitos têm vindo a mim, para discutir sobre como aproveitar melhor o tempo.  Como no artigo que escrevi no Livro Leader Coach, ter uma hora `a mais; a sugerida 25a. Para se conquistar essa hora `a mais sugerida, depende muito mais de nossas escolhas do que de qualquer outro motivo que se possa imaginar.

Em nossos primeiros anos de vida, parece que utilizamos muito mais o lado direito de nosso cérebro, por este motivo, conseguimos nos expressar através de atividades corpóreas, da expressão de emoções; de brincadeiras de faz de conta e de muita criatividade.  Com o passar do tempo crescemos e na escola somos direcionados a utilizar muito mais o pensamento analítico, a lógica, a forma cartesiana de pensar, parece que são recompensados os que utilizam mais o lado esquerdo.  Apesar de alguns cientistas lançarem dúvidas sobre a dominância de um dos lados do cérebro, todos nós utilizamos os dois lados.

Pessoas que têm resultados expressivos, parecem usar de forma mais equilibrada estes dois hemisférios. Ser auto motivado é uma característica de pessoas de sucesso.  Os fatores externos tendem a nos influenciar muitíssimo,  mas devemos entender que os fatores intrínsecos, é que podem nos mover na direção da realização. Já que um dia fomos muito criativos, podemos resgatar essa característica e usá-la a nosso favor.  Gostaria de compartilhar algumas maneiras:

  • Se quer escrever um livro algum dia, escreva um pouco todos os dias, sobre qualquer assunto.
  • Se quiser aprender uma nova língua, diariamente ouça músicas na língua desejada e cante em voz alta com a letra em mãos.
  • Se quiser comprar algo que neste momento esteja longe de sua condição financeira, mensalmente coloque de lado qualquer quantia com esse fim, mesmo que seja um valor baixo.
  • Se quiser perder peso, procure mudar dois ou três hábitos que reconhecidamente te levam a ganhar ou a manter o peso atual. Por exemplo: corte o refrigerante, beba mais água, caminhe um pouco mais todos os dias.

Algumas pessoas dão desculpas para iniciar algo novo, por que talvez acredite não ter condições.  Alguns anos atrás li o seguinte: “ O homem sábio, saberá criar para si, mais oportunidades do que estas possam lhe aparecer”.

Se as condições ideais não se apresentarem, utilize seu lado direito do cérebro: Crie-as!

Pense `a respeito, certamente você encontrará algumas respostas.

Boa reflexão