Um dos assuntos que geralmente discuto em minhas classes,
são reuniões.
A reunião é uma ferramenta poderosa para o atingimento de
resultados, no entanto, na maioria das empresas é mal utilizada, fala-se muito
resolve-se pouco.
Constantemente ouço reclamações sobre o excesso de reuniões,
sobre a falta de uma agenda clara, o desvirtuamento do assunto proposto, de que
todos querem falar e ninguém quer ouvir, sobre a falta de preparação por parte
de quem agendou a reunião, dos problemas causados pela falta de entendimento e
a necessidade de se marcar outra reunião para dirimir os problemas causados,
discutidos e não resolvidos, da real necessidade de estar presente e até mesmo da falta de espaço físico.
Uma reunião eficaz passa por um processo simples e
infelizmente pouco utilizado, chamado “preparação antecipada”. Uma boa reunião, reúne alguns pontos. Segue minha sugestão para que na sua próxima
reunião, os propósitos possam ser atingidos:
1.
Titulo;
2.
Identificação do tipo de reunião;
3.
Definir o objetivo a ser alcançado;
4.
Metodologia;
5.
Tempo de duração;
6.
Facilitador;
7.
Líder de equipe/grupo;
8.
Controlador do tempo;
9.
Membros convidados;
10. Leitura
da ata da última reunião;
11. Tempo
para que cada membro compartilhe suas considerações;
12. Lista
de materiais necessários;
13. Tarefas
delegadas;
14. Responsável
designado para a tarefa;
15. Notas;
Estes são apenas alguns itens para uma reunião eficaz, existem outros que
poderiam complementar esta lista. Quando
a preparação é bem elaborada, pode-se chegar a uma de duas conclusões: 1a.
Minha reunião atingirá seu propósito, 2a. Não precisarei fazer uma
reunião, posso atingir meu propósito de outra maneira.
Pense por um minuto: - Você já esteve em uma reunião em que
houve horário para começar , mas aparentemente não havia horário para
terminar? Já participou de um reunião,
em que foi necessário marcar outra reunião para resolver os problemas, que
aquela reunião criou? Já esteve em um
reunião que começou com atraso? Já participou de uma reunião que lhe pareceu
não haver uma pauta? Você já participou de uma reunião em que se falou muito,
mas pouco ou quase nada ficou resolvido? Já se perguntou o que é que eu estou
fazendo aqui?
Que tipo de reunião você tem feito? Sua reunião poderia ser
bem avaliada sob a ótica dessas questões? Quando convoca uma reunião você
consegue atingir os propósitos propostos? As pessoas saem de sua reunião com o
sentimento de que valeu a pena? Você já pensou que estará impactando na agenda
de outras pessoas?
Boa Reflexão!